Mail room

Una gestione documentale senza carta, porta allo stesso tempo a nuove esigenze sul piano della ricezione e smistamento dei documenti per posta, che richiede una gestione unificata in presenza di sistemi ibridi di posta fisica e digitale.

La posta cartacea e la posta elettronica, possono essere gestite dallo stesso processo, attraverso la mail room, una funzione strategica di document management, che permette di trasformare e gestire lettere e comunicazioni, della posta fisica, inbound e outbound, in reali risorse informative dematerializzate.

In altre parole, la mail room permette ad aziende, PA e professionisti, di gestire la ricezione e lo smistamento dei documenti, la loro digitalizzazione, la cattura dei dati e la loro classificazione, in modo automatizzato, integrato, efficiente e funzionale.

L’automazione dei processi di gestione della posta, permettono di:

  • Ridurre i tempi di gestione della posta interna
  • Ridurre il costo del personale per la gestione della corrispondenza in entrata ed in uscita
  • Aumentare l’efficienza applicando le best practice della digitalizzazione
  • Fruibilità e ricerca dei documenti sul sistema documentale, grazie alla scannerizzazione e OCR
  • Gestione semplificata e maggiore controllo dei documenti
  • Riduzione degli errori
  • Integrazione della mail room con il sistema di protocollo informatico e di gestione digitale